Hai presente quando apri il PC al mattino e ti trovi 27 email arretrate, il chattino che lampeggia e due inviti per riunioni arrivati la sera tardi? Rispondi subito per non sembrare poco disponibile, salti da una notifica all’altra - e in un attimo sono le 10:00 e non hai ancora iniziato a fare il lavoro "vero".

Nel lavoro di oggi quei confini tra lavoro e tempo libero che, già prima, difendevamo con fatica, sono diventati ancora più sfumati, e le classiche "regole" dell'assertività - para le richieste in eccesso, dì più no, spegni il telefono - vanno reinterpretate e aggiornate in una chiave diversa: meno reattiva, più proattiva.

In questo articolo vediamo come puoi trasformare la tua organizzazione del lavoro quotidiano in un atto di leadership consapevole: scegliere il tuo ritmo, comunicarlo in modo semplice e tutelare il tempo, la tua energia e il tuo benessere emotivo senza suonare distante o poco collaborativa. 

Perché "dire di no" non basta più

Nel lavoro ibrido, prendi una quantità infinita di micro-decisioni. Ogni minuto devi scegliere se aprire l'email appena arrivata o continuare il file che avevi iniziato, se guardare subito di chi è il messaggio arrivato o aspettare, e se rispondere immediatamente o no... e mentre decidi tutto questo, la tua concentrazione è già andata in fumo.

Questa continua necessità di compiere scelte, per quanto "piccole", ti logora: è la cosiddetta fatica decisionale. E più canali usi – chat, email, video, messaggi vocali – più aumenta.

In questo contesto, la classica regola dell'assertività - "devi dire di no" - non è così facile da applicare: a chi lo dici? Su cosa lo dici? Con quale strumento?

Se dire di no è il tuo unico strumento per proteggere i tuoi confini, passi la giornata a giustificarti invece di lavorare.

In più, il “no” isolato apre micro-negoziazioni continue: ogni volta sprechi energie preziose e rischi di creare malintesi e conflitti, specialmente quando le comunicazioni (e le incomprensioni) viaggiano via email o chat. 

Per questo l’assertività oggi non è solo dire di no: è scegliere in anticipo come vuoi lavorare e condividerlo con chiarezza e rispetto.

La nuova assertività: dal difenderti al guidare

Per essere assertiva oggi hai bisogno di un cambio di prospettiva: dalla difesa dei tuoi confini al governo consapevole del tuo tempo e della tua energia. 

Invece di dire continuamente “ora non posso”, puoi:

• decidere a priori qual è il modo migliore per te di organizzare il tuo lavoro e il tuo tempo
• scegliere i momenti della giornata in cui sei disponibile per confronti, riunioni, telefonate e quant'altro
• comunicare con chiarezza la tua organizzazione del lavoro a capi, colleghi, collaboratori

E la parola chiave, qui, è "puoi": a volte ci convinciamo di non avere alcun potere sulla nostra agenda. Ma non è così.

Qualunque sia il tuo ruolo in azienda, hai sempre uno spazio di autonomia. Se però dai per scontato, a priori, di non poter scegliere, non vedrai nemmeno le possibilità concrete che hai di gestire più proattivamente il tuo tempo.

Una cliente, dopo tante resistenze e timori, ha deciso di fissare orari chiari per le call e i confronti con i colleghi. Solo dopo averci provato ha scoperto che nessuno si è sconvolto, e in diversi hanno apprezzato la sicurezza di trovarla disponibile in certi orari invece di dover ogni volta trovare e concordare un incontro.
Quella mossa nata prima di tutto per salvare la sua concentrazione, ha reso più semplice e fluido anche il lavoro degli altri.

La proattività è questo: prenderti la responsabilità di scegliere e comunicare come vuoi lavorare, invece di lasciare che siano gli altri a deciderlo per te.

Come organizzare il lavoro in modo proattivo

Organizzare il tuo lavoro in modo proattivo significa scegliere consapevolmente quando e come distribuire i diversi tipi di attività nell'arco della tua giornata, partendo dalle tue esigenze specifiche e dalle necessità del tuo ruolo.

Per cominciare, chiediti:

• Quando ho più energia e lucidità?
• Quali attività richiedono davvero concentrazione profonda?
• Quali interruzioni posso prevenire o concentrare in momenti dedicati?
• In quali momenti della giornata ho un calo?
• Quali attività riesco a svolgere anche quando sono stanca?

Traduci poi queste risposte in una pianificazione realistica. Per esempio:

• Concentrati sul lavoro di analisi o scrittura nelle ore in cui hai più focus.
• Dedica le ore centrali a riunioni e confronti, in modo da liberare blocchi di tempo continuo per le attività più impegnative.
• Rispondi a email e messaggi in slot precisi della giornata, invece di tenerli sempre aperti (e disattiva le notifiche per non perdere la concentrazione).

La chiave è creare una struttura che funzioni per te e che sia comprensibile anche per gli altri. Così l’organizzazione del lavoro diventa una forma di comunicazione assertiva: ti aiuta a gestire lo stress e ad aumentare la qualità delle relazioni professionali.

Comunicare i tuoi confini con chiarezza

Quando condividi la tua organizzazione del lavoro, non serve giustificarti: stai facendo queste scelte per migliorare la qualità del tuo lavoro e anche le modalità di collaborazione con gli altri. Per cui non hai motivo di sentirti in colpa o in difetto.

Per comunicare i tuoi confini agli altri, ti basta spiegare con tranquillità e chiarezza che hai definito momenti diversi per attività diverse - con l'obiettivo di lavorare meglio e anche di agevolare il lavoro in team.

Puoi dire, per esempio: "La mattina la dedico ai progetti che richiedono concentrazione. Per confrontarci puoi chiamarmi quando vuoi tra le 14 e le 16".

E quando gli altri ignorano la tua organizzazione del lavoro?

Va detto: non sempre chi ti circonda accoglie le tue scelte con la stessa serenità. Capita che il capo o un collega ti scriva fuori orario e pretenda una risposta immediata, alla faccia della tua organizzazione. 

Gestire le richieste impreviste con assertività si traduce nel capire esattamente cosa sta succedendo e dare una risposta che rispetti sia il tuo tempo sia il bisogno dell'altro.

C'è un buon motivo per cui l'altro ti sta mettendo sotto pressione? Un'urgenza reale, un problema che va risolto in fretta, un passaggio in cui sei il collo di bottiglia?

Per capirlo prova a metterti nei suoi panni e poi:

• fai domande utili a capire qual è il vero bisogno
• distingui tra ciò che è davvero essenziale/urgente e ciò che non lo è
• proponi una soluzione che risponda al bisogno dell'altra persona senza stravolgere completamente la tua serata

Se, invece, hai già gli elementi per valutare che la richiesta non è davvero prioritaria, non c'è motivo di fare uno strappo alle tue regole. Puoi rispondere, con fermezza gentile, "Ho visto il tuo messaggio, ne parliamo domani mattina così posso dedicarti l’attenzione che serve".

Ogni volta che rispondi con assertività e coerenza, rafforzi la tua autorevolezza senza suonare poco collaborativa. E intanto proteggi il tuo benessere e la qualità del tuo tempo libero.

Proattività e organizzazione: la mentalità di una leader

Essere proattiva riguardo la tua organizzazione del lavoro non è solo una strategia di sopravvivenza o una tattica di gestione del tempo: è un'espressione della tua leadership personale. 

Questo atteggiamento aumenta la tua visibilità e la tua credibilità, perché mostra che sai guidare prima di tutto te stessa. E poi, con il tuo esempio, incoraggi anche gli altri a una gestione più consapevole del loro tempo di lavoro.

Per iniziare ad allenarti puoi scaricare il workbook gratuito Coltiva la tua assertività: troverai esercizi pratici per impostare e comunicare i tuoi confini con chiarezza.

E se vuoi fare tuo un modo di comunicare sempre lucido e pacato - anche sotto pressione - sta arrivando un nuovo percorso pratico e focalizzato per passare da emotiva ad assertiva in poche settimane, con il mio affiancamento costante. Iscriviti alla lista d'attesa per essere la prima a saperne di più.