Come dare un feedback efficace senza stress [VIDEO]

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Ho creato per te un workbook che ti aiuterà a prepararti a dare un feedback efficace e senza stress. Puoi usarlo ogni volta che vuoi dare un feedback (a un collaboratore, a un collega, a un fornitore, al tuo capo). E non ti troverai più a concludere un colloquio di feedback con frustrazione, dispiacere o rabbia tuoi, dell’altro o di entrambi.

Storia di un feedback fallimentare

Immagina la scena: sala riunioni. Tu sei con un tuo collaboratore e gli stai dando un feedback su una presentazione che ti ha appena inviato.

E ti sembra di stare facendo tutto giusto: hai esordito con un complimento (perché tutti dicono che bisogna fare così) e adesso gli stai elencando tutti i 38 errori che ha fatto nel documento.

Allora come mai lui sembra sempre più piccato e a ogni tua osservazione sbuffa come un mantice?

Magari è lui che non sa accettare un feedback costruttivo.
O magari, nel tuo modo di dare feedback manca qualcosa di molto importante che aiuta l’altra persona ad accoglierlo come una critica costruttiva. E non come un attacco o uno sminuire il suo lavoro.

Cos’è un feedback (e perché devi saperlo dare bene)

Il feedback altro non è che esprimere la tua posizione od opinione su qualcosa che qualcun altro ha fatto o sta facendo.

E perché è così importante?

Perché, se sai come darlo, un feedback è in grado di aiutare le altre persone a migliorarsi a crescere. E anche di migliorare la relazione che avete l’uno con l’altro.

Viceversa, un feedback dato male ha lo straordinario potere di rendere relazioni un po’ difficili ancora più difficili e di rovinare o incrinare relazioni che funzionano.

Quindi in questo video ti racconto qual è, a mio avviso, l’unico modo di dare un feedback efficace. Che ti consentirà di dire sempre quello che pensi senza temere di generare ansia o reazioni negative nell’altro, e quindi di vivere il momento del feedback senza stress e con serenità.

I 4 elementi indispensabili per dare un feedback efficace

1. Basa i tuoi feedback su elementi oggettivi

Se non fai esempi concreti del comportamento su cui stai dando il tuo feedback l’altra persona non ha modo di comprendere veramente quello che stai dicendo.

È molto facile cadere nell’errore di dare feedback general-generici, tipo “Nel fare questo lavoro non ti sei impegnato abbastanza”.

Ma cosa vuol dire “non impegnato abbastanza”?
Da che cosa desumi che non si è impegnato? Cosa dovrebbe fare che ti farebbe capire se è impegnato?

Lo stesso vale per il feedback positivo.

Pensa al classico dei classici: “Sei bravissima”.
Ma che vuol dire? In che modo sono bravissima? Cos’è che faccio? E poi cosa significa bravissima per te? E come faccio a essere ancora più brava in futuro?

Se non mi fai degli esempi non lo saprò mai. E quel feedback, per quanto piacevole da ricevere in quel momento, non mi aiuterà a crescere.

Quindi, prima di partire in quarta per dare il tuo feedback, assicurati di avere degli esempi molto chiari e specifici dei comportamenti su cui vuoi darlo.

E se non ne hai, fermati. Aspetta un attimo e dedica un po’ di tempo a raccogliere esempi che ti possano aiutare a fondare il tuo feedback.

2. Ricorda che è solo la tua opinione

Secondo ingrediente essenziale di un feedback efficace e costruttivo: l’interpretazione. Ricordati che il feedback è sempre e solo una tua opinione.

Non esistono verità rivelate. Non sei la detentrice dell’unica verità assoluta sull’altra persona. Quindi il tuo feedback è sempre solo la tua interpretazione di quello che hai osservato.

In concreto cosa significa ricordarti che stai dando (solo) un’opinione quando dai un feedback?

Per cominciare puoi parlare in prima persona, evitando le classiche espressioni tipo “l’azienda ritiene”, “noi pensiamo”, “mi sembra evidente che”.
Dirai “io penso”, “secondo me”, “io ho osservato questo e ne ho tratto queste conclusioni”.

Altra cosa, nel dubbio puoi eliminare l’espressione “tu sei” dal tuo vocabolario.

Quando dici “tu sei (qualcosa)” non stai dando una tua opinione. Stai esprimendo un giudizio senza appello, stai dando un’etichetta: “tu sei pigro”, “tu sei poco precisa”, “tu sei disattento”.

Quando usiamo espressioni di questo genere stiamo dando un giudizio non sui comportamenti della persona ma sulla persona in sé per sé, sul suo essere.

Cosa che naturalmente non ha senso perché noi non siamo nessuno per giudicare il suo essere. E soprattutto, come possiamo mai sapere che in ogni momento della sua vita questo poveretto è impreciso, distratto o disattento come noi stiamo dicendo?

Quindi dare un feedback efficace significa attenerti sempre ai comportamenti e dire sempre “ho visto che hai fatto questo e ho pensato che”.

3. Sii trasparente sulla tua reazione emotiva

Tu mi dirai: “ma perché devo dire come mi sento quando lui o lei fa quello che fa?”. Un buon motivo per farlo, dal mio punto di vista, è renderti comprensibile.

Ripensa a tutte le volte che il famoso collaboratore di prima ti manda una presentazione, tu la apri e scopri che i pallini dei bullet point sono sempre disallineati, i titoli sono sempre formattati male e ci sono diversi refusi.

Probabilmente quello che hai fatto, ogni volta che ne hai ricevuta una, è stato sbuffare come un mantice, fare delle facce, magari dare delle risposte brusche.

Finché tu non dai il tuo feedback, l’altra persona non ha modo di capire il significato di queste tue reazioni. Che comunque vede, e su cui probabilmente si fa un sacco di film.

Quindi, nel momento in cui dai il tuo feedback, è molto utile far capire all’altro il modo in cui tu reagisci e ti senti quando fa quello che fa. Perché lo aiuterà a capire perché in passato hai reagito come hai reagito e in che modo il feedback che stai dando è importante per te.

Non solo: in questo modo puoi far capire all’altro anche qual è il tuo vero bisogno.

Per esempio potresti dire:

“Quando vedo i pallini non allineati in una presentazione, lo vedo come una mancanza di attenzione da parte tua. E questo mi fa sentire frustrata perché una parte di me – quella che ha mille cose a cui pensare – vorrebbe tanto che tu ci pensassi da solo.”

Nella schiettezza e nella chiarezza di questa tua comunicazione all’altro, fai capire perché questo feedback è importante per te e di cosa hai bisogno.

E lo so che sembra spaventoso fare un’ammissione di vulnerabilità come questa, ma è ciò che vi consentirà di capirvi meglio e che consentirà all’altro di prendere sul serio il tuo feedback. Anche se riguarda qualcosa che, magari, per lui o lei non è importante come per te (tipo, i pallini allineati).

4. Fai una richiesta chiara

L’ultimo ingrediente essenziale per dare un feedback efficace è formulare una richiesta chiara.

La richiesta è qualcosa di diverso, qualcosa di più, rispetto al bisogno che ti ho suggerito di esprimere nel punto precedente.

Perché un conto è dire “Io mi sento in un certo modo perché avrei bisogno che tu …”, e un conto è dire “Io ti chiedo per il futuro di fare A, B, C e D”.

Quindi concludi sempre il tuo feedback con una richiesta molto precisa sui comportamenti che ti aspetti dall’altro.

E sii concreta.
Non dire “Mi aspetto più precisione”. Dì: “La prossima volta che lavori alla presentazione ti chiedo di occuparti anche della formattazione dei punti elenco, perché così appena la rivedo posso inviarla subito al nostro capo senza occuparmene io”.

Facendo una richiesta molto chiara ottieni due risultati:

1. è molto più probabile che il tuo collaboratore (nel nostro esempio) faccia effettivamente quello che tu ti aspetti e non sia costretto a tirare a indovinare o interpretare quello che tu vuoi. Con il rischio di sbagliare ancora.
2. se anche tu non fossi soddisfatta del risultato del lavoro del tuo collaboratore, potrai dare un nuovo feedback basandoti su quello che farà a fronte di qualcosa di molto chiaro, esplicito e oggettivo che gli avevi richiesto. E quindi sarà molto più facile dire “Ti avevo chiesto A e invece ho visto che tu hai fatto B”. E non dovrai scervellarti in cerca di esempi che ti consentano di dargli un nuovo feedback.

Servono davvero tutti questi elementi per dare un feedback efficace?

Se ti stai chiedendo perché dovresti fare tutta questa fatica ogni volta che dai un feedback, pensa a quanto ti costa non dare abbastanza feedback o non darli nel modo giusto.

Ripensa a tutte le volte in cui hai dato un feedback non secondo questi criteri e a che cosa è successo.

È molto più facile che una persona reagisca male a un feedback che diamo (e che il feedback stesso non sia efficace) quando manca uno di questi elementi:

• senza un esempio concreto l’altro si sente giudicato in maniera general-generica e non capisce di cosa stiamo parlando
• se non chiariamo bene che quello che stiamo dicendo è la nostra opinione l’altro si sente attaccato, perché è come se noi stessimo dando una sentenza senza appello su di lui e gli stessimo dicendo che non può fare niente per cambiare
• se non diciamo come ci sentiamo e perché è importante per noi quello che stiamo dicendo l’altro non coglie l’importanza del nostro feedback e non capisce perché dovrebbe fare, magari, degli sforzi in più o dei sacrifici per soddisfare quello che stiamo chiedendo
• infine, se non c’è una richiesta, il nostro feedback rimane monco. Perché magari l’altro capisce il nostro punto di vista, capisce su cosa potrebbe migliorare, capisce che è importante farlo perché ne abbiamo veramente bisogno… però poi deve tirare a indovinare su cosa fare

Quindi se vuoi vivere i momenti di feedback senza stress – e senza paura di una reazione scomposta da parte dell’altro – ti invito davvero a sperimentare questo approccio.

Per aiutarti a farlo ho preparato per te un Workbook gratuito che puoi utilizzare per prepararti a dare un feedback, specialmente le prime volte in cui magari non ti senti proprio sicura, e anche una check-list per accertarti di avere veramente tutto quello che ti serve (sia in termini pratici che di mentalità) per affrontare il tuo feedback in modo sereno e senza stress.