Delegare (bene) per far crescere i tuoi collaboratori ed evolvere tu come leader


Perché devi saper delegare efficacemente ai tuoi collaboratori

Quella di delegare efficacemente ai tuoi collaboratori è una competenza di cui non puoi fare a meno come leader (o aspirante tale), in qualunque tipo di organizzazione.

Perché se non sai delegare:

  • i tuoi collaboratori non possono imparare e crescere
  • tu mantieni la mentalità da esecutrice invece che da coordinatrice
  • i tuoi responsabili non ti vedono come pronta a crescere
  • resti sempre oberata di lavoro
  • non impari a ottimizzare i processi di lavoro, perché riesci a concepirli solo fatti "a modo tuo"
  • non riesci a dare feedback puntuali e costruttivi

Se sei stanca di delegare attività e non ottenere i risultati che desideri (e magari prendertela con i tuoi collaboratori), guarda il video o continua a leggere per fare tuo un modo di delegare ai tuoi collaboratori in modo consapevole e a prova di equivoco.

E per aiutarti a metterlo in pratica ho preparato per te un workbook con cui allenarti a trasformare le tue aspettative (implicite e piene di "ovvio" che ovvio non è) in richieste chiare ed esaustive.



Sicura di sapere come delegare ai tuoi collaboratori?

Quante volte ti dici "Vabbè, questo me lo faccio da sola che tanto faccio prima e faccio meglio"?

E quante volte fai le nottate a correggere o addirittura rifare da capo un lavoro che hai delegato e che ti è tornato indietro in una maniera che non ti ha soddisfatto?

A me è successo infinite volte, per anni.

E siccome non capivo il motivo davo la colpa ai poveri collaboratori, dicendomi "forse non sono capaci di capire quello che sto chiedendo o non sono all'altezza di realizzarlo".

Lo so, una iena.

Quello che non avevo capito è che quando deleghiamo siamo noi responsabili della comprensibilità di quello che stiamo chiedendo, e anche della sua realizzabilità secondo i nostri standard.

Perché se non siamo capaci di fare richieste chiare come possiamo pretendere di ottenere esattamente quello che vogliamo?

Quindi nel video di oggi ti voglio parlare di che cosa non può assolutamente mancare in una delega.

E ti servirà sia per cominciare finalmente a ottenere i risultati che vuoi quando deleghi e anche per far crescere molto più rapidamente e più facilmente le persone che lavorano con te e crescere anche tu come loro leader.

Quindi se anche tu fai parte del team "Chi fa da sé fa per tre" guarda questo video.


Due esempi di delega a un collaboratore

Nel video di oggi parliamo di come delegare - in modo efficace e responsabile - ai tuoi collaboratori.

Per vedere se ti può davvero essere utile facciamo un piccolo test. Ora ti proporrò due esempi di delega, e tu mi dirai (anzi, non me lo dire, tienilo per te) in quale casistica ti ritrovi di più.

Esempio numero 1:

"E sì, scusa Tizio, un'ultima cosa: ci dobbiamo segnare che dobbiamo fare la relazione di questo mese, un po' come quella dell'altra volta, perché il cliente la vuole venerdì"

Esempio numero 2:

"Ciao Tizio, senti: dobbiamo fare la relazione di questo mese. Ti chiedo questa volta di occupartene tu.
E considera che va consegnata per venerdì, quindi entro - direi - mercoledì sera vorrei vedere una bozza.
Ricordati di basarti sulla relazione del mese scorso, cioè proprio seguì quel modello.
In questo momento non mi vengono in mente altre cose, però se quando cominci ti vengono dei dubbi chiamami…"

Se ti sei ritrovata nell'esempio numero 1… continua a guardare il video 🙂

Se ti sei ritrovata nell'esempio 2, complimenti perché sei già un pezzo avanti. Ti darò comunque due suggerimenti che magari non sono scontati neanche per te per essere ancora più efficace quando deleghi.


I 5 elementi indispensabili quando deleghi ai collaboratori

Vediamo quali sono le cose che non possono assolutamente mancare in una delega e che mancavano clamorosamente nel primo esempio che ti ho fatto.

Partiamo da un concetto di base: una delega è una richiesta.

E una richiesta come tale deve avere una serie di elementi, altrimenti non è una richiesta, ma magari è un'aspettativa, un desiderio.

1. Da chi arriva la richiesta

Il primo di questi elementi è da chi arriva la richiesta.

Non ti perdere nel "dovremmo…", "l'azienda vuole…".

Magari l'altra persona ha talmente assorbito questo tipo di linguaggio che capisce che gli stai chiedendo di fare qualcosa, ma non è affatto detto.

Quando chiedi qualcosa a qualcuno dì "io ti chiedo…", "io voglio…".

2. A chi stai delegando

Per lo stesso motivo occhio a non scordarti di dire a chi sta chiedendo.

Cioè, tu stai chiedendo di fare qualcosa a Tizio. Che è diverso da dire "ricordiamoci…", "segniamoci…", "bisogna che facciamo…"

Ma facciamo chi? Tu vuoi che lo faccia Tizio: diglielo.

3. Cosa stai delegando

Un altro aspetto niente affatto scontato è che cosa stai delegando.

Ok, tu vuoi che Tizio faccia la relazione. Ma vuoi anche che la consegni direttamente al tuo capo? Vuoi che la faccia rivedere a te? Vuoi che la mandi al cliente?

Quale parte del lavoro stai delegando?

4. Come vuoi che sia fatto

Quarto elemento davvero importante è il come vuoi che l'altra persona faccia quello che deve fare.

Intendo esplicitare le tue condizioni di soddisfazione, cioè: come deve fare lui questo lavoro affinché tu sia poi soddisfatta del risultato?

Ci sono delle scadenze intermedie e finali da rispettare? Ci sono degli standard di contenuto o di metodo a cui si deve attenere?

La parte del come è quella più insidiosa, perché è quella dove più facilmente rischi di dare per scontato l'ovvio.

Magari per te è ovvio che fare una relazione - nel nostro esempio - richiede di rispettare determinati standard, ma potrebbe non essere ovvio per il tuo collaboratore.

Oppure semplicemente potrebbe non pensarci in quella occasione.

Postilla: ci sono delle situazioni in cui tu in realtà fai fatica a dire come vuoi che un lavoro venga fatto, per il semplice fatto che non lo sai nemmeno tu.

Questo può accadere perché non sempre deleghiamo attività che magari fino all'altro ieri facevamo noi.

Affidiamo alle persone delle attività e dei compiti che magari noi non abbiamo mai svolte personalmente.

Quindi qui non cadere nell'errore di pensare che siccome tu sei il capo allora devi sempre essere tu a dire come le cose si fanno.

Impara a riconoscere quello che non sai.

Perché in quanto leader il tuo compito NON è quello di essere la più brava di tutti.

Il tuo compito è quello di tirare fuori il meglio dalle tue persone, farle brillare in quello in cui sanno brillare e aiutarle a crescere dove hanno dei gap.

5. Perché vuoi che sia fatto (così)

Ultimo elemento di una delega efficace e esplicitare il perché stai chiedendo quello che stai chiedendo, e soprattutto il come lo stai chiedendo.

Il motivo è che a volte nelle nostre richieste ci sono degli elementi che agli occhi degli altri possono essere totalmente incomprensibili.

Se per esempio chiedi a una persona di rifare completamente un lavoro già fatto - da lui o da qualcun altro - per strutturarlo in un modo completamente diverso, è utile farle capire che il motivo magari è che l'ha chiesto il capo, che l'ha chiesto il cliente, oppure che ti sei resa conto che (per una serie di ragioni che sai argomentare) la struttura precedente non era funzionale all'obiettivo.

Perché se non glielo dici la tua richiesta potrà suonargli irragionevole. E noi non vogliamo che la gente lavori, lavori tanto, magari anche fino a tardi per fare delle cose che pensa siano irragionevoli.


Due abitudini che fanno la differenza nel tuo modo di delegare ai collaboratori

Una volta che nella tua delega, quindi nella tua richiesta, è molto chiaro chi chiede che cosa a chi, che cosa stai chiedendo, in che modo vuoi che venga fatto e anche le motivazioni che ci sono dietro, hai una delega formalmente perfetta.

Ma non è finita.

Perché visto che la responsabilità della ricezione del messaggio "giusto" da parte dell'altra persona è tua, ci sono altre due cose importanti che puoi fare per assicurarti che la tua richiesta venga effettivamente compresa in tutti i suoi aspetti e che quindi non ci siano rischi di incomprensioni.

6. La delega è chiara? Chiedi conferma al tuo collaboratore

La prima è chiedere all'altro conferma di quello che ha capito.

E a questo punto c'è sempre qualcuna che mi dice "ah ma se io chiedo all'altro di ripetermi quello che ha capito, l'altro penserà che lo ritengo un cretino!"

No. Lo spirito non è questo.

Anzi è proprio il contrario. Il criterio è: tu sei consapevole del fatto che sei responsabile della comprensibilità di quello che stai chiedendo.

E sei anche abbastanza umile da capire che il tuo modo di formulare la richiesta potrebbe non essere stato chiaro al 100%.

Primo, perché per quanto ti sei impegnata potresti comunque avere dato per scontato qualche aspetto.

Secondo, perché il mondo è bello perché è vario e non è detto che il tuo modo di spiegare le cose sia chiaro per l'altro.

Quindi puoi dire al tuo collaboratore: "Per essere sicura di essermi spiegata bene ti dispiace ridirmelo con parole tue?"

Questo metodo, se lo applichi sempre, e quindi diventa un'abitudine nel modo di scambiare informazioni fra te e il tuo team, diventa incredibilmente utile e semplifica tantissimo la vita di tutti.

Ovviamente evitate un sacco di perdite di tempo e il rischio di trascinarvi una errata comprensione fino al giorno della scadenza.

E di questo non sarai contenta solo tu. Saranno molto contenti anche loro.

7. Dai sempre un feedback ai collaboratori sui risultati della delega

Infine, per fare sì che il tuo modo di delegare sia veramente un'opportunità di crescita costante per le tue persone e anche per te, non dimenticarti mai di dare feedback.

Se l'altra persona ha seguito alla perfezione le tue richieste, diglielo: dalle un feedback positivo.

E se invece la persona non ha seguito correttamente le tue indicazioni è fondamentale che tu le dia un feedback "negativo" perché questo vi darà l'opportunità di capire insieme come mai quella parte di lavoro non è andata come volevi.

E abituerai te stessa a non perderti pezzi per strada, a dare sempre meno per scontato ciò che per te è ovvio (e che per gli altri può non esserlo) e a fare delle richieste sempre più chiare.

Ovviamente tutto questo vale se dai un feedback efficace e costruttivo, e non se fai delle critiche generiche oppure recrimini su qualcosa che l'altro non ha fatto che magari tu non avevi neanche chiesto.


Passa all'azione

A questo punto dovresti avere tutti gli elementi per delegare ai tuoi collaboratori senza equivoci o incomprensioni.

Per metterli subito in pratica scarica il workbook gratuito che ti aiuterà a trasformare le tue aspettative in richieste chiare ed esaustive.



L'angolo tragicomico (ovvero: quando una delega inizia male può solo finire male!)

"Sì, ciao Tizio… Sì, no, ti volevo dire che, insomma, il documento che mi hai mandato… mmm, non è che proprio…

Bè, intanto non ci hai messo niente di quello che abbiamo visto in riunione l'altro giorno…
Lo so che io t'avevo detto di partire da quell'altra traccia, però era ovvio che c'andava messo anche quello…

Vabbè, poi io chiaramente lo volevo formattato…
Bè, vabbè, non te l'ho detto, però, cioè, mi sembra scontato…

E poi comunque era per oggi, e tu m'hai mandato una bozza…
Ho capito che io avevo detto "vediamo qualcosa oggi" però, cioè, "vediamo qualcosa" lo sai che vuol dire "documento finito perfetto"!

Ah…Vabbè. Mmm… vabbè, dai, ne riparliamo un'altra volta va!"