Come arginare le continue richieste e le mutevoli aspettative di un capo molto esigente senza rischiare di deluderlo, scontentarlo, o sentirti quella che - a forza di "no" - viene vista come poco collaborativa?

Saper gestire le aspettative dei superiori con lucidità e assertività è una delle competenze che ti permettono di vivere il tuo lavoro con più equilibrio ed essere una leader sostenibile per le persone che lavorano con te.

Per fortuna, ci sono modi per rispondere al tuo capo senza ricorrere a rifiuti netti. In questo articolo trovi idee utili che puoi provare la prossima volta che arriva una richiesta improvvisa o quando il tuo capo pretende un impegno extra per raggiungere standard irrealistici.

Il capo esigente è quello che

• rivede un documento e dice che non va bene per niente. Poi lo apri, e ha corretto solo i refusi
• chiede oggi un lavoro per domani, e si stupisce se non porti avanti senza ritardi tutte le attività che già incombevano

Il problema di avere un capo esigente è che ti porta a lavorare troppo e male: sprechi tempo a fare e rifare all'infinito le cose e a cambiare l'organizzazione delle attività. E di conseguenza lavora troppo e male anche il tuo team.

Inoltre, vivere in balìa di cambiamenti e imprevisti esaurisce le tue energie, e ti rende difficile (o impossibile) rispettare i tuoi impegni personali o staccare davvero la testa dai pensieri di lavoro.

Probabilmente ti dici già che dovresti imparare a dire più "no".

Ma, se dire "sì" a tutto è dannoso, anche un atteggiamento di rifiuto continuo non è praticabile. Una politica del "no" secco e costante rischia di farti sembrare poco collaborativa e danneggiare la relazione con il tuo capo.

La chiave, quindi, sta nell'allenarti a negoziare con lucidità ogni richiesta, per trasformare idee spesso irrealistiche in attività gestibili e sostenibili.

Come gestire richieste e aspettative senza dire "no"

Condividiamo un'idea di base: il tuo capo non ha necessariamente sempre ragione.

E non mi riferisco solo a quei capi dalle dubbie capacità. Anche i migliori possono a volte fare delle richieste che, a ben guardare, non hanno senso.

I motivi possono essere diversi:

• il tuo capo potrebbe non avere la visione completa e dettagliata di tutte le attività su cui tu e il tuo team siete impegnati
• non sempre ha tutte le informazioni necessarie per valutare l'impatto delle sue richieste
• potrebbe non essere a conoscenza di difficoltà temporanee all'interno del team (assenze, problemi personali, ecc)

Perciò, è compito tuo fare una valutazione lucida della sensatezza delle sue richieste prima di stravolgere tutti i piani per realizzarle.

Come riuscirci quando il tuo capo ti mette sotto pressione?

Metti in pausa l'automatismo del "sì"

La prima regola per gestire un capo esigente è contrastare l'automatismo del "Sì sì, lo faccio subito!"

Quando arriva una richiesta abituati a prendere tempo. Invece di dire immediatamente "sì", prova con:

“Ok, prendo nota e vedo come possiamo organizzarci.”

"Faccio il punto con il team e poi ti do un riscontro"

“Mi prendo un attimo per valutare il tutto, torno con un feedback tra un'ora”

Questo approccio ti consente di:

• ridurre l'ansia iniziale che la richiesta ti può generare
• valutare l'impatto reale della richiesta sul tuo lavoro e quello del team
• analizzare le priorità senza agire d'impulso

Cerca chiarezza nelle richieste

Fai domande per scoprire tutti gli elementi che ti servono per valutare gli impatti della richiesta:

• chi deve occuparsene: si aspetta che sia tu? Il tuo team? È necessario coinvolgere altre persone?
• quali sono i tempi: serve subito (e perché) o può aspettare? Quale margine di flessibilità c'è?
• quali standard devono essere rispettati: vuole che seguiate metodi o processi specifici?

Avere queste informazioni ti aiuta a evitare malintesi e a impostare il lavoro nel modo corretto, senza dover rifare tutto da capo. Tant'è che sono gli stessi elementi a cui tu dovresti prestare attenzione quando deleghi.

Scopri le motivazioni dietro le richieste

Capire il perché di una richiesta ti aiuta a valutarne l’importanza.

Il capo vuole che rivediate interamente un report già completato perché ha ricevuto una richiesta specifica dal CEO? O è solo il suo perfezionismo a fargli venire sempre nuove idee per 'migliorare' quanto già fatto?

Sapere cosa c’è dietro una richiesta ti permette di stabilire correttamente le priorità, e anche identificare possibili errori.

Per esempio, il tuo capo potrebbe non sapere che il documento che ha chiesto di modificare ha già completato un lungo iter di approvazione da parte di altre aree aziendali. Fornire questa informazione può prevenire inutili rilavorazioni.

Mostra gli impatti e proponi soluzioni

Arriviamo al passo pratico più importante: evidenziare le conseguenze operative delle richieste e proporre soluzioni alternative.

Per esempio:

• quando chiede qualcosa con urgenza, puoi spiegare: "Per fare questa cosa entro domani, dovremo rimandare l’attività X. Sei d'accordo?"
• se esige il coinvolgimento di persone specifiche del team, puoi rispondere: "Caio e Tizio sono impegnati fino a venerdì. Possono occuparsene a partire da lunedì"
• quando possibile, puoi proporre più alternative evidenziando chiaramente le implicazioni: "Se vuoi questa relazione pronta stasera, possiamo farlo escludendo le parti X e Y. Per farla come chiedi occorrono 2 giorni in più."

I vantaggi di negoziare con consapevolezza

Se temi che negoziare ogni richiesta ti faccia percepire come troppo rigida, ricorda che negoziare non equivale a dire "no". È, invece, un modo per garantire risultati migliori e sostenibili.

Applicare questo approccio con costanza ha diversi vantaggi:

• lavori (e vivi) meglio perché i carichi di lavoro sono più prevedibili
• dimostri la tua professionalità. Mostri di saper gestire in modo responsabile le priorità, senza lasciare che il caos prenda il sopravvento.
• proteggi il tuo team. Eviti sovraccarichi irragionevoli, migliorando la sostenibilità del lavoro

In più, a forza di negoziare con argomentazioni fondate, potresti instillare nel tuo capo l’idea rivoluzionaria che il tempo non è infinito. Con pazienza e determinazione, potresti persino spingerlo a ridimensionare i suoi standard e a fare richieste più ponderate.

Passa all'azione

La prossima volta che il tuo capo arriva con una richiesta impossibile, prova a seguire questo metodo. Valuta, chiarisci, proponi alternative: non solo sopravvivrai meglio al tuo capo esigente, ma rafforzerai la tua leadership e la tua serenità lavorativa.

Per allenarti a dare risposte ferme senza rischiare di risultare intransigente, puoi sfruttare il workbook Coltiva la tua assertività.

E se, nonostante la pratica, fatichi a tenere testa alle pressioni del capo, per te c'è la sessione di coaching Prisma: con il mio aiuto puoi mettere a fuoco cosa blocca la tua assertività e tracciare il cosa e il come che ti servono per affrontare il tuo capo con sicurezza, fino a metterti alla prova in una simulazione approfondita e realistica della tua prossima conversazione 'difficile'.