Sostenere il team per lavorare meglio e con serenità

Come leader hai bisogno di occuparti del benessere delle tue persone, oltre che del tuo. Per essere una guida di cui possono fidarsi, e anche per proteggere la qualità del lavoro di tutta la squadra.

Certo, la pressione sul lavoro è spesso inevitabile: scadenze e progetti in chiusura ci sono e ci saranno sempre. Ciò che puoi evitare, in compenso, è che lo stress si accumuli fino a tradursi in malessere, conflitti o difficoltà delle persone a restare concentrate ed efficienti.

In questo articolo parliamo di come riconoscere i segnali che qualcosa non va a livello di benessere del team, e quali strategie puoi adottare per far sentire le tue persone comprese e sostenute anche nei momenti più difficili.

Vuoi idee concrete su come metterle in pratica? Scarica la checklist qui sotto e tienila accanto mentre prosegui nella lettura per annotare quelle che ti suonano più utili ↓

Lo stress nel tuo ufficio è "da picco" o cronico?

Ci sono periodi in cui il livello di stress all'interno del tuo team (te compresa) sale alle stelle.

Può accadere ciclicamente, in corrispondenza di picchi di lavoro stagionali o scadenze periodiche, oppure per cause eccezionali:

• progetti importanti in chiusura
• imprevisti con un forte impatto sui carichi di lavoro
• cambiamenti nella vostra area aziendale (un nuovo capo, un licenziamento, nuovi ingressi)
• eventi critici interni all’azienda (fusioni, operazioni straordinarie, cambi improvvisi al vertice, …) o esterni (l'ennesima guerra) che destano preoccupazioni o hanno un alto impatto emotivo

Spesso queste situazioni non fanno che esacerbare tensioni e malesseri che già esistono, e che potrebbero derivare da cause meno eccezionali e più croniche. Per esempio:

• carichi di lavoro eccessivi. Quando il picco di lavoro diventa una condizione permanente, è facile che le persone finiscano per sentirsi sopraffatte
• carenze nella comunicazione interna. Incomprensioni o mancanza di trasparenza possono portare confusione e frustrazione
• mancanza di riconoscimento. Fare tanto senza ricevere apprezzamento può demotivare chiunque. Al di là dei momenti formali di valutazione, quanto spesso dai feedback positivi o celebri i risultati del gruppo?
• ambiente tossico. Se in ufficio aleggiano tensioni, conflitti non gestiti o scarsa collaborazione ne risentono tutti, anche chi non è direttamente coinvolto
• scarso equilibrio tra vita privata e lavoro. Se i carichi inficiano la quantità e la qualità del tempo libero, staccare la testa dai pensieri di lavoro diventa molto difficile

Come riconoscere i segnali di stress nei tuoi collaboratori

Quando lo stress si trasforma in senso di sopraffazione, spesso le persone - proprio come succede a te - tirano fuori comportamenti e reazioni diversi dal solito:

• cambiamenti nell’atteggiamento: una persona di solito positiva diventa ansiosa o pessimista? Potrebbe essere sovraccarica
• comunicazione difficoltosa: risposte brusche, irascibilità o impazienza non sono sempre questione di "carattere", specialmente se appaiono improvvisamente o aumentano col tempo
• calo della produttività: errori più frequenti, obiettivi mancati o ritardi costanti possono indicare che lo stress sta prendendo il sopravvento
• isolamento dal gruppo: qualcuno schiva le riunioni, non partecipa a pause caffè e pranzi insieme o preferisce lavorare in solitaria? Potrebbe essere un campanello d’allarme
• sintomi fisici: stanchezza costante o l'apparizione improvvisa di dolori vari (testa, schiena, stomaco, ...) possono derivare da uno stato di stress non gestito

Notare questi aspetti richiede attenzione, empatia e ascolto. E la lucidità di andare oltre le reazioni emotive che possono scatenare in te - come fastidio o irritazione - e interpretarli, invece, come segnali che occorre fare qualcosa per sostenere il tuo team.

Strategie per sostenere il tuo team nei momenti difficili

Essere alla guida del tuo team significa anche creare le condizioni perché tutti si sentano ascoltati, compresi e supportati.

Per riuscirci ti propongo cinque strategie, che puoi introdurre una dopo l'altra cominciando da ciò che senti più prioritario per le tue persone in questo momento.

Sii trasparente

Sta succedendo qualcosa di rilevante nel vostro ufficio, l'azienda o il mondo esterno? Invece di ignorare l'elefante nella stanza, affronta l'argomento di petto.

Se possiedi informazioni che possono tranquillizzare le tue persone - o quantomeno non farle sentire smarrite o escluse - condividile. Altrimenti, limitati a far sapere al tuo team che sei cosciente della difficoltà della situazione e disponibile per parlarne o affrontare qualsiasi impatto ne verrà.

Può sembrarti banale. Invece farai sentire le tue persone comprese ed eviterai di sembrare un'aliena in visita da un altro pianeta comportandoti come se niente fosse.

Offri uno spazio protetto

Un aspetto importante per sostenere il tuo team è creare uno spazio, dei tempi e dei modi protetti in cui le persone possano esprimersi rispetto a quello che sta succedendo. E farlo senza paura di sentirsi giudicate.

Per esempio, puoi aggiungere un momento di "check in" generale alla vostra riunione di allineamento, in cui ascoltare e offrire supporto a tutti con domande come “Come ti senti oggi rispetto a ciò su cui stai lavorando?” e “Cosa potrebbe aiutarti?”.

E puoi comunicare apertamente che la tua porta è sempre spalancata per loro se hanno il desiderio di parlare.

Il messaggio da trasmettere con questi gesti è che va bene non stare bene, perché non possiamo essere sempre perfettamente performanti, e allo stesso tempo dobbiamo assumerci la responsabilità di come stiamo e segnalare se questo può avere degli impatti, soprattutto quando toccano anche il lavoro degli altri.

Confini: proponili, incoraggiali, difendili

Ognuno di noi ha situazioni, argomenti e condizioni ambientali che possono diventare "trigger" per reazioni emotive o sensazioni spiacevoli.

Perciò, puoi incoraggiare le tue persone a esplicitare di cosa hanno bisogno per sentirsi più tranquille e concentrate sul lavoro, e invitare tutto il team a rispettare questi confini.

Ovviamente, il tuo esempio è essenziale, quindi inizia tu: cosa ti serve per lavorare bene?

Se, per esempio, sogni di non essere interrotta da telefonate o apparizioni continue alla tua scrivania, puoi individuare un orario preciso in agenda da dedicare al confronto con i tuoi collaboratori e chiedere che concentrino in quello spazio le loro domande.

Fai da scudo

È compito tuo proteggere il più possibile il tuo team da fattori di stress non necessari:

• gestire le richieste del capo per trasformarle in attività compatibili con i carichi di lavoro attuali
• filtrare le richieste di altre aree aziendali per evitare che veniate sommersi
• assicurarti che i carichi di lavoro siano sostenibili e che non gravino sulla vita privata delle tue persone

Questi aspetti sono sempre importanti, e lo diventano ancora di più in periodi di affaticamento e stress sopra la norma. Perciò, allena la tua assertività con costanza per essere un filtro infallibile tra il vostro gruppo di lavoro e il resto del mondo.

Mostra (un po' di) vulnerabilità

Anche tu sei umana. E anche tu puoi attraversare momenti di difficoltà che ti portano a comportarti o reagire in modo diverso dal solito.

Per esempio potresti chiuderti a riccio, dando ai tuoi l'impressione di essere poco disponibile, o iniziare a rispondere bruscamente anche negli scambi più normali.

Il rischio è che, mentre tu forse nemmeno ti accorgi di questi cambiamenti, i tuoi collaboratori si sentano spaesati. E interpretino i tuoi comportamenti come segnali che qualcosa non va nei loro confronti.

Per evitare malintesi e inutili preoccupazioni, comunica con franchezza ai tuoi collaboratori come ti senti e "pre allertali" su possibili reazioni o comportamenti diversi dal solito che potresti avere a causa dello stress eccessivo.

Il primo passo per sostenere il team

Non esiste una ricetta magica per gestire senza scossoni un periodo di stress, fatica o preoccupazione sul lavoro. In compenso, hai la possibilità di sperimentare soluzioni diverse e, perché no, coinvolgere il tuo team nella scelta.

Puoi partire da una (o più) delle azioni della checklist 19 idee per sostenere il tuo team e vedere quali risultati ottieni nell'arco di qualche settimana. Da questo punto di partenza puoi continuare per tentativi, aggiustamenti ed errori fino a trovare quegli strumenti che - nonostante tutto - rendono il vostro lavoro più fluido e il vostro gruppo più coeso.

E se una relazione o una dinamica in particolare ti preoccupa parecchio?

Possiamo affrontarla insieme in una sessione di coaching Prisma: in un'ora insieme puoi mettere a fuoco il cambiamento che vuoi produrre nella situazione e definire nel dettaglio le azioni - e le conversazioni - necessarie per realizzarlo. Con assertività, empatia e lucidità.