Perché imparare a delegare è il tuo primo passo come leader

Imparare a delegare efficacemente ai tuoi collaboratori è una competenza di cui non puoi fare a meno come leader (o aspirante tale), in qualunque tipo di organizzazione.

Quando coltivi la tua capacità di delegare:

• sviluppi il mindset e le competenze per essere leader, invece di mantenere una mentalità da "esecutrice"
• dai ai tuoi collaboratori opportunità di acquisire nuove competenze
• dimostri ai tuoi superiori (anche i più scettici) di essere pronta per crescere
• non sei sempre oberata di lavoro e riesci a staccare davvero
• impari a strutturare metodi, processi e strumenti di lavoro, invece di concepire le cose solo fatte "a modo tuo"

In questo articolo parliamo di come imparare a delegare le attività in modo da

• ottenere i risultati che desideri
• abbattare i rischi di incomprensioni o equivoci
• coltivare la fiducia nei tuoi collaboratori
• essere una leader efficace per le tue persone

E per passare dalla teoria alla pratica, puoi scaricare il workbook gratuito Delega perfetta: ti accompagna nel porti le domande giuste per formulare richieste chiare, esaustive, a prova di incomprensioni.

Cosa vuol dire delegare con fiducia

Quante volte ti dici: "Vabbè, questo lo faccio da sola che tanto faccio prima e faccio meglio"?

E quante volte fai le nottate a correggere - o addirittura rifare da capo - un lavoro che hai delegato e che ti è tornato indietro in una maniera che non ti ha soddisfatto?

A me è successo infinite volte, per anni. E poiché non ne capivo il motivo, davo la colpa ai collaboratori stessi, dicendomi "forse non sono capaci di capire quello che sto chiedendo o non sono all'altezza di realizzarlo" (lo so, una iena).

Quello che non avevo capito è che quando deleghiamo, abbiamo noi la responsabilità di assicurarci che la nostra richiesta sia stata compresa - e che ciò che chiediamo sia realizzabile secondo i nostri standard.

Prova a chiederti questo: se non formuli una richiesta chiara, come puoi sperare di ottenere esattamente il risultato che vuoi?

Delegare con fiducia - ed efficacia - significa abbracciare questa tua responsabilità di chiedere in modo chiaro, e fare tutto ciò che è in tuo potere per trasmettere alle tue persone indicazioni esaustive e prive di sottintesi o "ovvietà" (che spesso sono ovvie solo per te).

Farlo ti permette di

• ottenere i risultati che vuoi quando deleghi
• evolvere come leader
• far lavorare le tue persone in modo sereno, senza il timore di scoprire - troppo tardi - di avere indirizzato il proprio impegno in una direzione diversa da quella che ti aspettatavi

Come delegare in modo efficace e senza incomprensioni?

Pensa all'ultima volta che hai delegato un'attività: a quale tra i due esempi qui sotto somigliava di più la tua richiesta?

ESEMPIO 1 - "Sì, scusa Tizio, un'ultima cosa: ci dobbiamo segnare che dobbiamo fare la relazione di questo mese, un po' come quella dell'altra volta, perché il cliente la vuole venerdì"

ESEMPIO 2 - "Ciao Tizio, senti: dobbiamo fare la relazione di questo mese. Ti chiedo questa volta di occupartene tu.
Considera che va consegnata per venerdì, quindi entro mercoledì sera vorrei vedere una bozza.
Ricordati di basarti sulla relazione del mese scorso, segui proprio quel modello.
In questo momento non mi vengono in mente altre cose, però se quando cominci ti vengono dei dubbi chiamami…"

Se ti sei ritrovata nell'ESEMPIO 1, per imparare a delegare in maniera più efficace comincia con l'includere nella tua prossima richiesta tutti gli "ingredienti" indispensabili per una richiesta chiara.

Se sei già più vicina all'ESEMPIO 2, puoi affinare la tua capacità di delegare integrando due strumenti che ti aiutano a far crescere i tuoi collaboratori e a coltivare un clima di fiducia nel vostro team.

Gli ingredienti di una richiesta chiara

Quali sono le cose che non possono assolutamente mancare in una delega (e che mancavano clamorosamente nel primo esempio che ti ho fatto)?

Partiamo da un concetto di base: una delega è una richiesta.

E una richiesta, come tale, deve avere una serie di elementi. Quando questi elementi mancano, ciò che stai esprimeno non è una richiesta, ma più un'aspettativa o un desiderio. Che, come tali, gli altri potrebbero non comprendere o soddisfare appieno.

CHI

Il primo degli ingredienti indispensabili di una richiesta è la chiarezza sui "soggetti" coinvolti.

Da chi arriva la richiesta che stai facendo al tuo collaboratore?

Resisti alla tentazione di usare formule impersonali come "dovremmo…" o "l'azienda vuole…".

Può darsi che l'altra persona abbia talmente assorbito questo tipo di linguaggio - così diffuso nelle aziende - da capire che gli stai chiedendo di fare qualcosa adesso. Ma non è affatto detto.

Perciò, quando vuoi delegare qualcuno a fare qualcosa, usa la prima persona singolare: dì "io ti chiedo…", "io voglio…".

Per lo stesso motivo, occhio a non scordarti di specificare a chi stai chiedendo.

Nel nostro esempio di prima, tu stai chiedendo di fare qualcosa a Tizio. Perciò, evita le formule 'collettive' come "ricordiamoci…", "segniamoci…", "bisogna che facciamo…".

"Facciamo" chi? Tu vuoi che lo faccia Tizio: diglielo.

COSA

Un altro aspetto niente affatto scontato è il cosa stai delegando, cioè la descrizione dettagliata di ciò che ti aspetti.

Nell'esempio, tu vuoi che Tizio faccia la relazione. Ma vuoi anche che la consegni direttamente al tuo capo? Vuoi che la faccia rivedere a te? Vuoi che la mandi al cliente?

Quali parti del lavoro - e dei processi collegati - stai delegando? E quali caratteristiche deve avere il risultato finale?

COME

Un altro elemento importante per una richiesta efficace e chiara è il come vuoi che l'altra persona faccia quello che le chiedi di fare.

Si tratta di esplicitare le tue "condizioni di soddisfazione", cioè il modo in cui l'attività deve essere svolta affinché tu sia - alla fine - soddisfatta del risultato.

Ci sono delle scadenze intermedie e finali da rispettare? Ci sono degli standard di contenuto o di metodo a cui si deve attenere?

La parte del "come" è quella più insidiosa, perché è qui che più facilmente rischi di dare per scontato l'ovvio.

Magari per te è ovvio che fare una relazione - nel nostro esempio - richiede di rispettare determinati standard, ma potrebbe non essere ovvio per il tuo collaboratore. Oppure semplicemente potrebbe non pensarci in quella occasione.

Perciò, essere esplicita sulle tue aspettative riguardo a tempi, modi e caratteristiche del lavoro che stai delegando è il modo migliore per prevenire incomprensioni e frustrazioni - da parte tua e di chi, incolpevolmente, rischia di investire i suoi sforzi nella direzione sbagliata.

PERCHÉ

Ultimo elemento di una delega efficace è esplicitare il perché stai chiedendo quello che stai chiedendo (e anche il come lo stai chiedendo).

Il motivo è che, a volte, nelle nostre richieste ci sono degli elementi che - agli occhi degli altri - possono essere incomprensibili.

Se per esempio chiedi a una persona di rifare da capo un lavoro già ultimato - da parte sua o di qualcun altro - per strutturarlo in un modo completamente diverso, è utile farle capire che c'è un motivo razionale.
Per esempio: lo ha chiesto espressamente il capo, lo ha chiesto il cliente, oppure tu stessa ti sei resa conto - purtroppo solo a lavoro finito - che per una serie di ragioni la struttura precedente non è funzionale all'obiettivo.

Se non espliciti il motivo dietro a una richiesta del genere, lo sforzo che chiedi può suonare irragionevole. E noi non vogliamo che le persone lavorino - lavorino tanto, magari anche fino a tardi - per fare cose che considerano irragionevoli... sei d'accordo?

Due strumenti per delegare bene e far crescere gli altri

Una volta che nella tua delega - quindi nella tua richiesta - è molto chiaro

• chi chiede a chi
• cosa stai chiedendo
• in che modo vuoi che venga fatto
• e anche le motivazioni che ci sono dietro

hai una delega "formalmente" perfetta. Ma non è finita.

Visto che la responsabilità della corretta ricezione del messaggio da parte dell'altra persona è tua, ci sono altre due cose importanti che puoi fare per assicurarti che la tua richiesta venga effettivamente compresa in tutti i suoi aspetti e non si verifichino equivoci.

1 - Chiedi conferma

La cosa più semplice - ed efficace - che puoi fare è chiedere all'altra persona una conferma di quello che ha capito, per esempio ripetendolo con le sue parole.

So che potresti pensare "Ma se chiedo all'altro di ripetermi quello che ha capito, penserà che lo considero un cretino!".

Ma no, lo spirito non è questo, anzi è proprio il contrario. Il criterio è:

• sei consapevole che è tua responsabilità rendere comprensibile ciò che chiedi
• sei anche abbastanza umile da capire che, nonostante la tua buona volontà, il tuo modo di formulare la richiesta potrebbe non essere chiaro al 100%
  • perché per quanto ti sei impegnata potresti comunque avere dato per scontato qualche aspetto (ciò che magari consideri "ovvio")
  • perché il mondo è bello perché è vario e non è detto che il tuo modo di spiegare le cose sia chiaro per l'altro

Quindi puoi dire senza timori al tuo collaboratore:

"Per essere sicura di essermi spiegata bene, puoi per favore ridirmi ciò che ti ho chiesto con parole tue?"

Se applichi sempre questo metodo, che col tempo diventa un'abitudine nel modo di scambiare informazioni fra te e il tuo team, la vostra vita si semplifica enormemente:

• evitate le perdite di tempo legate alle rilavorazioni
• non rischiate di trascinare pericolosi equivoci fino a che non è troppo tardi (per esempio il giorno della scadenza)
• i tuoi collaboratori sanno che possono farti domande e sollevare dubbi senza timori, perché sei tu stessa a creare lo spazio necessario per farlo
• tu puoi delegare più spesso e con più fiducia

2 - Dai sempre un feedback

Infine, per fare sì che il tuo modo di delegare sia veramente un'opportunità di crescita costante per le tue persone e anche per te, non dimenticarti mai di dare un feedback sul lavoro svolto.

Se l'altra persona ha seguito alla perfezione le tue richieste, diglielo: dalle un feedback positivo.

E se invece la persona non ha seguito correttamente le tue indicazioni è fondamentale che tu le dia un feedback "negativo": vi darà l'opportunità di capire insieme come mai quella parte di lavoro non è andata come ti aspettavi e che cosa entrambi potete fare per evitare che una situazione simile si ripeta.

(questo purché il tuo sia un feedback costruttivo, e non una critica non fondata su esempi o una recriminazione del tipo "avrei voluto che..." per qualcosa che magari non avevi neanche chiesto)

Imparare a delegare: dalla teoria alla pratica

Conoscere la teoria dietro a una delega chiara ed efficace è il primo passo per imparare a delegare in modo sempre più responsabile.

Con la pratica puoi allenare e fare tuoi gli aspetti che fanno la differenza, come prestare sempre attenzione a tutti gli ingredienti importanti di una richiesta, imparare a non dare mai per scontato l'"ovvio" e trasformare in abitudini i meccanismi della conferma e del feedback.

Puoi fare pratica su questi aspetti con il workbook Delega perfetta, in cui ti aiuto - con delle semplici domande - a preparare le tue richieste nel modo più chiaro ed efficace possibile.

Senti che la capacità di delegare è il tuo tallone d'Achille? Possiamo lavorarci insieme: con una sessione di coaching Prisma puoi mettere a fuoco cosa ti ostacola e trasformare il tuo modo di delegare. Per ottenere finalmente i risutlati che desideri, aiutare le tue persone a crescere ed evolovere tu stessa come leader.