Come comportarsi con i colleghi di lavoro quando c'è un problema

A chi non è mai successo di avere problemi con i colleghi di lavoro - e di dover scegliere come affrontarli?

Può nascere un'incomprensione o un equivoco da uno scambio di battute (a voce o, ancora più facilmente, per iscritto).
O puoi percepire una tensione che cresce nel tempo a causa di piccoli, ripetuti episodi su cui non vi chiarite mai.
E puoi anche ritrovarti invischiata in veri e propri litigi sul lavoro, con una persona che si oppone ripetutamente alle tue posizioni o da cui ti senti attaccata a livello personale.

Quando vivi problemi al lavoro con i colleghi, le tue giornate possono diventare davvero spiacevoli.

Inizi a dubitare della buona fede dell'altra persona. A vedere atteggiamenti poco amichevoli in tutto quello fa. A reinterpretare ogni sua parola con le "lenti" dell'idea che ti sei fatta su di lui o lei.
E lavorare insieme con serenità (ed efficacia) diventa sempre più faticoso.

La domanda è: cosa fare?

Continuare a subire la situazione o puntare a superare i problemi? E come riuscirci senza ansia o senza timore di peggiorare la situazione?

In questo articolo parliamo di come risolvere i problemi con i colleghi impostando una conversazione onesta, empatica e costruttiva. Senza adottare atteggiamenti ipocriti, fare compromessi che non ti soddisfano o vivere con ansia ogni momento di confronto.

Risolvere le incomprensioni o subirle?

Dato che le incomprensioni non si risolvono mai da sole, deciderti a fare qualcosa per superare i problemi con i colleghi può essere una scelta molto sensata. Per la serenità e la qualità del lavoro tuoi, dell'altro e delle persone che lavorano con voi.

Ma forse ti stai chiedendo: perché dovrei essere io a fare il primo passo?

Spesso, in caso di problemi con colleghi sul lavoro, ci viene molto facile vedere le colpe e le responsabilità dell'altro e molto meno facile renderci conto che anche noi siamo parte di quel conflitto. E, in modo più o meno consapevole, abbiamo contribuito a farlo nascere e crescere nel tempo.

Pensare che la responsabilità di cambiare le cose spetti (solo) all'altro ti preclude una possibilità. Perché è abbastanza improbabile che l'altro, dal nulla, cambi semplicemente atteggiamento. E se tu decidi che fare qualcosa non è fra le tue responsabilità, probabilmente la situazione andrà avanti all'infinito.

Il primo passo per migliorare la situazione, quindi, è decidere che è tua responsabilità fare qualcosa per risolvere i tuoi problemi con i colleghi.

Un modo costruttivo per superare i problemi con i colleghi di lavoro

Come superare un momento difficile con un collega senza timore di peggiorare le cose? Con una conversazione

• assertiva - in cui esprimi in modo pacato, chiaro e onesto come vedi la situazione e come ti senti
• empatica - perché resti aperta al punto di vista dell'altro, cerchi di metterti nei suoi panni e sei pronta accogliere la possibilità che la situazione non sia (solo) come la vedi tu

Miscelare assertività ed empatia ti permette di superare il momento di conflitto, e anche di portare la vostra relazione a un livello superiore. Perché rende meno probabili incomprensioni future e mette le basi per affrontare e risolvere anche quelle che dovessero arrivare.

Ma come impostare un confronto di questo tipo nella pratica?

Riconosci il tuo "contributo" al conflitto

Una volta che hai deciso di fare qualcosa, il passaggio successivo è riconoscere che anche tu - forse inconsapevolmente - contribuisci ad alimentare i problemi con colleghi sul lavoro.

Finché resterai convinta che solo l'altra persona sbaglia, sarà molto difficile che tu riesca a trovare il modo di comunicare in maniera costruttiva.
O di proporre una modalità di risoluzione del vostro conflitto che effettivamente funzioni.

Quindi, prima di fare qualunque cosa, ti invito a chiederti:

• in che modo sono cambiati i tuoi atteggiamenti e comportamenti nei confronti dell'altra persona da quando si è creata questa tensione?
• cosa fai tu di diverso che potrebbe dare fastidio o creare difficoltà all'altra persona?

Facciamo un esempio.

Mettiamo che il problema sia questo: quando tu e una tua collega siete riunione con il vostro capo, ogni volta che tu apri bocca per fare una proposta o dire la tua opinione, la collega ti interrompe.

È facile dire:

"è lei che fa qualcosa che non va, è lei che sbaglia, è lei che dovrebbe cambiare"

Ma chiediti anche cosa fai tu da quando si è generata questa situazione.

Magari anche tu arrivi più agguerrita in riunione.
O sgomiti per prendere la parola per prima perché hai paura di essere interrotta.
Magari interrompi anche tu.

Riconoscere qual è la tua parte nel conflitto - e di quali comportamenti anche tu dovresti cambiare per risolverlo - ti permette di arrivare a un confronto più preparata e consapevole.

Un po' come in guerra: non ha senso proporre una tregua se tu non sei disposta a deporre le armi.

Cambia punto di vista

Un altro aspetto su cui lavorare prima di intavolare un dialogo con la tua collega, è renderti conto che in realtà tu non sai perché l'altra persona fa quello che fa.

Ti sarai data molte spiegazioni sul perché la tua collega ti interrompe ogni volta che siete in riunione.

Magari ti dici che lo fa perché non ti stima.
O magari perché vuole apparire come la prima della classe.
O magari perché si respira aria di promozioni e spera in questo modo di essere promossa al posto tuo.

Il punto è che queste sono, appunto, tue interpretazioni. In realtà non sai cosa pensa l'altra persona di te, e non sai perché ti interrompe tutte le volte in riunione.

Ci potrebbero essere molte altre spiegazioni, diverse da quelle che ti stai dando tu, dietro ai tuoi problemi con i colleghi di lavoro. E non tutte implicano la malafede o la volontà dell'altra persona di nuocerti.

Per esempio potrebbe fare così perché è molto insicura.
O perché si sente in soggezione rispetto a te, e quindi sa che se dovesse parlare dopo di te si sentirebbe in difetto e non lo farebbe.
O magari è una di quelle persone che hanno come modalità quella d'interrompere tutti continuamente. E lo fa con tutti: col marito, coi figli, con gli altri colleghi. Magari ignara del fatto che questa cosa può dar fastidio a qualcuno.

Per farla breve, prima di andare a parlare con la tua collega apriti a un po' di sana curiosità.
Sii curiosa di scoprire il punto di vista dell'altra.

Questo ti permetterà di andare incontro a un confronto con un altro spirito e un altro atteggiamento. E farà percepire all'altra persona che le tue intenzioni sono pacifiche.

Porta alla luce i problemi in modo costruttivo

Ora che hai ampliato la tua prospettiva su di te, l'altra persona e la vostra relazione, sei pronta per affrontare un confronto diretto.

Anche in una situazione di rapporti tesi e incomprensioni ripetute, esiste il modo di dire all'altra persona come ti senti (e come vorresti che la situazione cambiasse) senza rischiare d'inasprire ulteriormente il vostro conflitto.

E questo modo è dare all'altra persona un feedback davvero costruttivo, cioè:

• empatico, aperto al punto di vista dell'altro
• privo di aggressività, prepotenza e recriminazioni
• pronto ad accogliere ciò che l'altra persona pensa e prova
• orientato a ottenere un cambiamento positivo

In pratica cosa puoi fare? Nel nostro esempio, potresti dire:

"Quando mi interrompi in riunione - come è successo nell'ultima riunione e nelle precedenti 5 volte - lo interpreto come un segno che non hai stima di me e non pensi che io abbia il diritto dire le mie opinioni tanto quanto te. E questo mi fa sentire frustrata e dispiaciuta, perché invece mi piacerebbe trovare il modo di lavorare bene insieme. Perciò per il futuro ti chiedo di non interrompermi mentre sto parlando".

Un feedback come questo produce un effetto molto diverso dal dire, per esempio:

"Sei una persona scorretta perché ti comporti male riunione in e non sono più disposta ad accettare questo comportamento".

Perché funziona?

Quando dai un feedback costruttivo, lasci all'altra persona la possibilità di viverlo per quello che è: la semplice espressione di un tuo punto di vista. E quindi di accogliere ciò che stai comunicando senza sentirsi attaccata o criticata a livello personale.
E questo aumenta di molto la probabilità che accolga ciò che stai dicendo e si renda disponibile a fare qualcosa per cambiare.

Non solo: lasci all'altra persona diverse possibilità di ribattere al tuo feedback senza mettere in discussione la legittimità del tuo punto di vista.

Per esempio ti potrebbe rispondere sui fatti, cioè sugli eventi e i comportamenti oggettivi su cui hai basato il tuo feedback:

"Non mi sono accorta di averti interrotto cinque volte nelle ultime due riunioni"

Oppure potrebbe ribattere sulla tua interpretazione di quei comportamenti. E offrirti interpretazioni alternative a cui non avevi pensato:

"Mi rendo conto che ti ho interrotto (scusa, magari!) ma non l'ho fatto per il motivo che pensi tu. L'ho fatto perché mi sento molto inadeguata nei confronti del nostro capo, e inferiore rispetto a te, e quindi ho quest'ansia che se non intervengo per prima e non faccio io per prima un'uscita intelligente lui penserà che sono un'incapace".

Inoltre, può accogliere la reazione emotiva che trasmetti (la parte in cui dici "Quando fai quello che fai e lo interpreto così io mi sento dispiaciuta e frustrata") senza necessariamente sentire il bisogno di andare sulla difensiva o di contrattaccare.

Perché può riconoscere che dicendo "mi sento così perché la vedo così" ti assumi la responsabilità della tua opinione e delle emozioni che ne conseguono, invece di attribuirle la colpa della tua infelicità dicendo "tu mi fai sentire così".

Previeni incomprensioni future

Una volta che, grazie al confronto costruttivo, siete giunte a una comprensione reciproca, puoi sperare che la "pace" duri nel tempo?

Sì, se scegli di proporre all'altra persona un patto per capirvi sempre meglio in futuro.

Il tuo primo pensiero potrebbe essere: "Ma a cosa serve fare un patto quando ci siamo capite una volta e quindi lo possiamo rifare in ogni momento?".

Il motivo è che se tu, lei o entrambe siete alle prime armi nell'affrontare in modo empatico e "non violento" i problemi sul lavoro, è facile che - nonostante il confronto e il chiarimento che avete avuto - vi incartiate di nuovo.

Per esempio, può accadere che domani andiate di nuovo in riunione con il vostro capo, tu cominci a parlare e lei ti interrompa.
Magari era piena di buone intenzioni, ma poi è arrivata lì e... non ce l'ha fatta.

Se succede questo è facile, e perfettamente umano e comprensibile, che tu vacilli a tua volta. Ecco perché è utile proporre un patto per il futuro.

Perciò puoi dire all'altra persona:

"Visto che siamo riuscite a confrontarci in modo pacato, abbiamo capito i reciproci punti di vista e abbiamo concordato sul fatto che ci teniamo a migliorare questa relazione, perché non ci impegniamo per farlo anche in futuro? Per esempio - se dovesse capitare che tu o io ci ritroviamo di nuovo a pensare qualcosa di brutto del comportamento dell'altra - invece di arroccarci nella nostra posizione e passare settimane a farci film su quello che potrebbe essere il motivo, diciamocelo subito. Proprio come abbiamo già fatto".

Fare questa proposta non costa molto, ed è facile che l'altra persona la accolga: perché non dovrebbe desiderare, come te, di mantenere nel tempo il livello di comprensione reciproca che avete raggiunto?

L'utilità di questo semplice gesto è enorme. E te ne accorgerai alla prossima incomprensione che avrete:

• non dovrete ricominciare da capo: esiste già un terreno su cui potete dialogare in modo costruttivo
• ti costerà meno fatica fare il primo passo, conoscendo i benefici che vi aspettano. O forse sarà lei stessa a farlo
• arriverete in meno tempo e con più serenità a sciogliere le vostre incomprensioni

Pronta per il primo passo?

Se senti il desiderio di affrontare e risolvere i problemi al lavoro con i colleghi, invece di continuare a subirli, scegli di fare il primo passo.

Per prepararti al meglio al confronto con l'altra persona, puoi iniziare dal workbook Feedback senza stress: ti accompagna a riflettere con lucidità su ciò che vuoi trasmettere - e ottenere - nel confronto con l'altra persona e a preparare con cura il tuo feedback.

E se ancora ti senti insicura, con una sessione di coaching Prisma possiamo scoprire insieme ciò che vuoi dire, formularlo nel modo più empatico e assertivo possibile e "simulare" l'effetto che potrebbe avere sull'altra persona. Affinché tu arrivi al confronto sentendoti tranquilla, lucida e consapevole.