Gestire le aspettative di un capo esigente per migliorare il lavoro tuo e del tuo team

Come gestire (e arginare) le continue richieste e le mutevoli aspettative di un capo molto esigente senza rischiare di deluderlo, scontentarlo, o sentirti quella che - a forza di "no" - viene vista come poco collaborativa?

Guarda il video o continua a leggere l'articolo per scoprire altri modi (alternativi ai "no" brutali) che puoi sperimentare la prossima volta che il tuo capo ti farà una richiesta fuori programma o pretenderà - da te e dalle tue persone - sacrifici extra nel nome di una irraggiungibile perfezione.

Chi è il "capo esigente" e perché devi imparare a gestirlo

Il capo esigente è quello che guarda un documento e ti dice che non andava bene per niente. Poi lo apri e ti ha corretto solo i refusi.

Oppure è quello che ti chiede oggi un lavoro per domani, e si stupisce se non porti avanti contemporaneamente anche tutte le altre attività che incombevano prima.

E magari è anche quello che cambia idea in continuazione, per cui fa fare e disfare continuamente il lavoro per raggiungere un ideale di perfezione che ha in mente solo lui.

Il problema di avere un capo esigente è che probabilmente lavori troppo e male: spendi troppo tempo a fare e rifare all'infinito le cose. E per lo stesso motivo probabilmente fai lavorare troppo anche il tuo team.

E poi ne risentì in termini di serenità, perché sei sempre lì nell'attesa che ti piova sulla testa una richiesta imprevista.

Probabilmente ti dici già che dovresti imparare a dirgli più "no". E io sono d'accordissimo.

Ma per tanti motivi, più o meno fondati e più o meno ragionevoli, potresti non sentirti a tuo agio a dire continuamente di no al tuo capo.

Ma tra dire dei no brutali e dire sempre e solo supinamente di sì c'è tutto un mondo di possibilità.

Come gestire richieste e aspettative senza dire "no"

Voglio proporti dei modi per sopravvivere a un capo esigente e imparare a gestire le sue aspettative senza dirgli continuamente di no.

E lo facciamo partendo da un'idea di base, e cioè che il tuo capo non ha necessariamente sempre ragione. E non mi riferisco solo a quei capi dalle dubbie capacità. Anche i migliori possono a volte fare delle richieste che a ben guardare non hanno senso.

O perché non ha la piena visione di tutte le attività su cui tu e il tuo team siete impegnati, o perché magari non ha alcune informazioni. Ed è compito tuo contribuire a una valutazione corretta della sensatezza della sua richiesta prima di buttarti a capofitto a realizzarla.

Quindi, prima regola per gestire un capo esigente: togliti l'automatismo del "Sì sì lo faccio subito!".

1. Metti in pausa l'automatismo del "sì"

Quando ti arriva una richiesta, specialmente se è l'ennesima richiesta imprevista e quindi si somma a tutta un'altra serie di altre cose già in ballo, abituati a prendere tempo.

Non dire subito "Sì sì". Dì piuttosto "Ok, me lo segno, vedo come posso - o possiamo come team - organizzarci, e poi ti dò un ritorno".

Questo ti consentirà di fare un bel respiro, se per caso questo modo di fare del tuo capo ti provoca anche un po' di ansia, e di razionalizzare gli impatti della richiesta che ti sta facendo.

Oltre a prenderti il tempo per valutare, fai delle domande. Cioè punta a scoprire gli elementi che ti servono per fare davvero ed efficacemente una valutazione degli impatti.

Il che ci porta al secondo suggerimento.

2. Chiarisci le "condizioni di soddisfazione" delle richieste del capo

È necessario che si capisca bene cosa sta chiedendo di fare, a chi - quindi se si aspetta che sia solo tu a farlo, che sia tutto il tuo team, che coinvolgi altre persone - e quali standard si aspetta che rispettiate nello svolgere quello che vi sta chiedendo.

In termini di tempo (per quando lo vuole) ma anche di qualità o di processo: se bisogna seguire dei metodi, se bisogna che ci siano delle cose in particolare.

Che poi sono gli stessi elementi a cui tu dovresti prestare attenzione quando deleghi, di cui ti ho parlato in un video a proposito di come delegare efficacemente.

3. Scopri le motivazioni alla base delle sue richieste

Un altro elemento che ti può aiutare molto a valutare gli impatti della richiesta del tuo capo - e quindi anche a decidere come rispondere - è la visione, la motivazione che c'è dietro alla sua richiesta.

E perché ti serve saperlo?

Primo, per valutare correttamente la priorità di quello che ti sta chiedendo di fare.

Se per esempio, nel bel mezzo di tutt'altre attività, se ne esce con la richiesta di un report fatto in un certo modo (che richiederà molto tempo per essere prodotto), fa differenza, in termini di priorità, sapere:

• che lo vuole perché si è svegliato stamattina con un capriccio, e quindi ha voglia di vedere un altro tipo di report,
• oppure che l'Amministratore Delegato gli ha chiesto un colloquio in cui ha bisogno di vedere i dati fatti in quel modo.

Secondo, perché se hai visibilità sulle sue motivazioni e sulla visione che c'è dietro una richiesta, puoi anche accorgerti in tempo se per caso il presupposto, le idee da cui è partito nel farti questa richiesta sono infondate o sbagliate.

Per esempio, potrebbe chiedere di strutturare diversamente un documento a cui state lavorando senza sapere che ti sei già coordinata con altre figure che hanno voce in capitolo sulla struttura di questo documento, e che avete concordato di farlo in quel modo per tutta una serie di valide ragioni.

Se semplicemente lui questa cosa non la sa, ci sta che faccia una richiesta che di primo impatto sembra irragionevole.

Ma solo se fai qualche domanda per capire da quali presupposti parte la sua richiesta potrai capire tutto questo e dargli tutti gli elementi che gli mancano.

4. Negozia tempi e modalità di realizzazione delle richieste

Tutto quello che abbiamo visto fino adesso ti mette in condizione di fare la quarta, e probabilmente più importante, cosa necessaria a gestire un capo molto esigente.

E cioè mostrare sempre gli impatti pratici, operativi delle richieste che sta facendo e negoziare quelle che sono meno vincolate e quindi più gestibili.

Se per esempio ti chiede di fare un'attività imprevista, e la chiede è tassativamente per domani, puoi dire "Sì", ma devi far presente che per fare quella non potrai fare le altre che erano già in programma.

Oppure, se non ti dà dei limiti di tempo ma ti dice che vuole assolutamente che ci lavoriate tu, Tizio, Caio e Sempronio, allora potrai dire "Ok, ma Tizio, Caio e Sempronio sono impegnati sull'altra attività X fino a dopodomani, e quindi lo prenderemo in mano la settimana prossima".

Oppure puoi proporgli delle varianti di soddisfazione della sua richiesta in modo che sia lui a scegliere quali vanno più incontro a quello che si aspettava.

Per esempio puoi dire: "Guarda, se questa cosa la vuoi assolutamente per stasera la possiamo fare in questo modo, quindi con questo e questo ma non quest'altro. Se invece possiamo prenderci più giorni allora possiamo farla esattamente come me la stai chiedendo".

I benefici di gestire il tuo capo invece di lasciarti travolgere

Se avevi il preconcetto che dire seccamente di no sia una cosa brutta, perché magari ti fa apparire come quella non collaborativa, che non vuole il bene dell'azienda, eccetera eccetera, questo che ti sto proponendo - quindi negoziare con criterio le condizioni di accettazione delle richieste del tuo capo - non solo non ti farà passare come quella poco collaborativa, ma avrà un enorme vantaggio.

E cioè con il tempo ti farà sempre di più emergere agli occhi del tuo capo come una che sa fare il suo lavoro.

Perché sia che tu lavori per lo più in autonomia, sia che tu coordini un team, dimostrare conoscenza degli impatti di tutte le decisioni sul tuo lavoro, quello degli altri, i tempi, le relazioni con le altre aree aziendali, denota grande competenza e professionalità.

Quindi alla fine otterrai sia di sopravvivere meglio a questo capo un po' ingestibile, sia di valorizzare al massimo le tue competenze nella gestione delle attività.

E c'è anche un altro vantaggio, secondo me. Cioè a forza di ribattere a tutte le richieste con argomentazioni sui tempi che ci vogliono, l'impatto sul lavoro tuo e quello degli altri, la sostenibilità in generale delle attività, riuscirai a inculcare il concetto che la coperta... quella è.
Quindi, se in un giorno ci stanno X attività, non è che se te ne chiede un'altra può aspettarsi che tu e i tuoi collaboratori lo facciate la notte.
E quindi dai e dai forse si toglierà dalla testa l'idea che il tempo sia infinito e che non c'è limite alle richieste che vi può fare.

A questo punto io ti lascio la palla e ti invito a sperimentare questa modalità la prossima volta che il tuo capo se ne esce dal nulla con l'ennesima richiesta.

L'angolo tragicomico (ovvero: quando una richiesta del capo inizia male può solo finire male!)

"Te l'abbiamo mandato eh, quel report!
…Bè no, no l'altra cosa l'abbiamo messa in pausa… per fare questo report. Bè, m'hai detto che era per oggi!
Ah, se avessi saputo che per fare questo interrompevamo l'altro non l'avresti voluto per oggi? Eh non l'avevo capito questo… e va bè…
Ah no, niente, adesso ci organizziamo. Sì sì, lo finiamo subito quell'altro, sì sì. Ci prendiamo una pizza, restiamo in ufficio stasera e lo finiamo, mmm? Ok, grazie, ciao!"

"Ciao… ciao Tizio. Sì, senti, mmm… pensavo di offrirti una pizza stasera!"