Storia di un feedback (forse non) costruttivo
Immagina la scena: sala riunioni. Sei con un collaboratore e gli stai dando un feedback - costruttivo, nelle tue intenzioni - su una presentazione che ti ha appena inviato.
E ti sembra di stare facendo tutto giusto: hai esordito con un complimento (perché tutti dicono che si fa così) e adesso gli stai elencando tutti i 38 errori che ha fatto nel documento.
Allora come mai lui sembra sempre più piccato e a ogni tua osservazione sbuffa come un mantice?
Magari è lui che non sa accettare un feedback costruttivo.
O magari, nel tuo modo di dare feedback manca qualcosa di molto importante che aiuta l'altra persona ad accoglierlo come una critica costruttiva. E non come un attacco o uno sminuire il suo lavoro.
In questo articolo parliamo di cos'è - e come dare - un feedback costruttivo ed efficace, con tanti esempi e spunti concreti.
Per imparare a esprimere in maniera assertiva feedback negativi e positivi, senza il timore di generare ansia o reazioni inattese nell'altro, e vivere il momento del feedback senza stress e con serenità.
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Cos'è un feedback - e perché devi saperlo dare bene
Dare un feedback altro non è che esprimere la tua posizione od opinione su qualcosa che qualcun altro ha fatto o sta facendo.
E perché è così importante?
Perché, se sai come darli, i feedback (negativi e positivi) ti permettono di:
- creare un clima di fiducia nel team. I tuoi collaboratori sanno che, se qualcosa non va, ne parlerai con franchezza. E non hanno motivo di preoccuparsi o fare congetture ogni volta che ti consegnano un lavoro
- motivare i tuoi collaboratori a fare sempre meglio, perché sanno che riceveranno riscontri positivi se lavorano bene e che li aiuterai ad aggiustare la rotta se necessario
- "normalizzare" l'errore, trattandolo come qualcosa di fisiologico e utile per imparare ed evolvere. Invece di coltivare un clima di terrore in cui ogni sbaglio viene vissuto come un fallimento
- far sentire le tue persone sostenute, osservate, comprese. Perché noti - a valorizzi - i loro sforzi, e ti accorgi dei momenti di difficoltà
Viceversa, un feedback dato male ha lo straordinario potere di rendere relazioni un po' difficili ancora più difficili e di rovinare o incrinare relazioni che funzionano.
Inoltre, saper esprimere feedback in modo costruttivo, e non prepotente o aggressivo, ti aiuta in molte altre situazioni. Per esempio, affrontare (e risolvere) un'incomprensione con un collega o difendere i confini che poni a tutela del tuo benessere emotivo o del tuo tempo libero.
Insomma: la capacità di dare feedback in modo autentico e costruttivo è uno strumento essenziale per esercitare la tua leadership in modo consapevole e sostenibile.
I 4 ingredienti essenziali di un feedback costruttivo
Come dare un feedback costruttivo ed efficace? Puoi assicurarti di farlo nel modo migliore se presti attenzione a quattro elementi essenziali.
Basati su elementi oggettivi
Se non fai esempi concreti del comportamento su cui stai dando il tuo feedback l'altra persona non ha modo di comprendere veramente quello che stai dicendo.
È molto facile cadere nell'errore di dare feedback negativi general-generici, come "Nel fare questo lavoro non ti sei impegnato abbastanza":
- cosa vuol dire "non impegnato abbastanza"?
- da cosa desumi che non si è impegnato?
- cosa dovrebbe fare che ti farebbe capire che si è impegnato?
Utilizzare termini generici, senza spiegare cosa intendi o collegandoli a situazioni precise e comportamenti che hai osservato, non è un esempio di feedback costruttivo.
Lo stesso vale per i feedback positivi. Come dare feedback positivi in modo costruttivo e realmente utile?
Pensa al classico dei classici: "Sei bravissima". Che vuol dire?
- in che modo sono bravissima?
- cos'è che faccio?
- cosa significa bravissima per te?
- come posso essere ancora più brava in futuro?
Se non includi degli esempi nel tuo feedback, non lo saprò mai. E quel riscontro positivo, per quanto piacevole da ricevere in quel momento, non mi aiuterà a crescere.
Quindi, prima di partire in quarta per dare i tuoi feedback - negativi o positivi - assicurati di avere degli esempi molto chiari e specifici dei comportamenti su cui vuoi darli.
E se non ne hai, fermati. Aspetta un attimo e dedica un po' di tempo a raccogliere esempi che ti possano aiutare a fondarli.
Ricorda che è solo la tua opinione
Secondo ingrediente essenziale per dare un feedback efficace e costruttivo: l'interpretazione.
Ricorda che il feedback è sempre e solo una tua opinione.
Non esistono verità rivelate. Non sei la detentrice dell'unica verità assoluta sull'altra persona. Quindi il tuo feedback è sempre solo la tua interpretazione di quello che hai osservato.
In concreto cosa significa ricordarti che stai dando (solo) un'opinione quando dai un feedback?
Per cominciare puoi parlare in prima persona, evitando le classiche espressioni tipo "l'azienda ritiene", "noi pensiamo", "mi sembra evidente che".
Dì piuttosto: "io penso", "secondo me", "ho osservato questo e ne ho tratto queste conclusioni".
Inoltre, nel dubbio puoi eliminare l'espressione "tu sei" dal tuo vocabolario.
Quando dici "tu sei (qualcosa)" non stai dando una tua opinione. Stai esprimendo un giudizio senza appello: "tu sei pigro", "tu sei poco precisa", "tu sei disattento".
Anche se vuoi esprimere feedback positivi, dichiarare "tu sei..." è comunque poco costruttivo: nel bene e nel male, fa sentire l'altra persona giudicata ed "etichettata".
Quando usiamo espressioni di questo genere, infatti, stiamo dando un giudizio non sui comportamenti della persona, ma sulla persona in sé per sé. Sul suo essere.
Cosa che naturalmente non ha senso perché noi non siamo nessuno per giudicare il suo essere. E soprattutto, come possiamo mai sapere che in ogni momento della sua vita l'altra persona è imprecisa e distratta - o precisa e brillante - come noi stiamo dicendo?
Quindi, un esempio di feedback costruttivo suona così: "ho visto che hai fatto / detto [...] e ho pensato che...".
Sii trasparente sulla tua reazione emotiva
Tu mi dirai: "ma perché devo dire come mi sento quando lui o lei fa quello che fa?". Un buon motivo per farlo, dal mio punto di vista, è renderti comprensibile.
Ripensa a tutte le volte che il famoso collaboratore di prima ti manda una presentazione, tu la apri e scopri che i pallini dei bullet point sono sempre disallineati, i titoli sono sempre formattati male e ci sono diversi refusi.
Probabilmente quello che hai fatto, ogni volta che ne hai ricevuta una, è stato sbuffare come un mantice, fare delle facce, magari dare delle risposte brusche.
Finché tu non dai il tuo feedback, l'altra persona non ha modo di capire il significato di queste tue reazioni. Che comunque vede, e su cui probabilmente si fa un sacco di film.
Quindi, nel momento in cui decidi di dare un feedback costruttivo, è utile far capire all'altro il modo in cui reagisci e ti senti quando fa quello che fa. Perché lo aiuterà a capire perché in passato hai reagito come hai reagito e in che modo il feedback che stai dando è importante per te.
Non solo: in questo modo puoi far capire all'altro anche qual è il tuo vero bisogno.
Ecco un esempio di feedback costruttivo che comprende l'espressione chiara di come ti senti e ciò di cui hai bisogno:
"Quando vedo i pallini non allineati in una presentazione, lo vedo come una mancanza di attenzione da parte tua. E questo mi fa sentire frustrata perché una parte di me - quella che ha mille cose a cui pensare - vorrebbe tanto che tu ci pensassi da solo."
Nella schiettezza e nella chiarezza di questa tua comunicazione all'altro, fai capire perché questo feedback è importante per te e di cosa hai bisogno.
E lo so che sembra spaventoso fare un'ammissione di vulnerabilità come questa, ma è ciò che vi consentirà di capirvi meglio e che consentirà all'altro di prendere sul serio il tuo feedback. Anche se riguarda qualcosa che, magari, per lui o lei non è importante come per te (tipo, i pallini allineati).
Fai una richiesta chiara
L'ultimo ingrediente essenziale per dare un feedback efficace e costruttivo è formulare una richiesta chiara.
La richiesta è qualcosa di diverso, qualcosa di più, rispetto al bisogno che ti ho suggerito di esprimere nel punto precedente.
Perché un conto è dire "Io mi sento in un certo modo perché avrei bisogno che tu …", e un conto è dire "Io ti chiedo per il futuro di fare A, B, C e D".
Quindi concludi sempre il tuo feedback con una richiesta molto precisa sui comportamenti che ti aspetti dall'altro.
E sii concreta: non dire "Mi aspetto più precisione". Una richiesta che rende un feedback negativo costruttivo, per esempio, suona così:
"La prossima volta che lavori alla presentazione ti chiedo di occuparti anche della formattazione dei punti elenco, perché così appena la rivedo posso inviarla subito al nostro capo senza occuparmene io".
Facendo una richiesta esplicita e chiara (anche quando dai feedback positivi) ottieni due risultati:
- è molto più probabile che il tuo collaboratore - nel nostro esempio - faccia effettivamente quello che tu ti aspetti e non sia costretto a tirare a indovinare o interpretare quello che tu vuoi. Con il rischio di sbagliare ancora (o perdere l'opportunità di migliorarsi)
- se anche tu non fossi soddisfatta del risultato del lavoro del tuo collaboratore, potrai dare un nuovo feedback basandoti su quello che farà a fronte di qualcosa di molto chiaro, esplicito e oggettivo che gli avevi richiesto. E quindi sarà molto più facile dire "Ti avevo chiesto A e invece ho visto che tu hai fatto B". E non dovrai scervellarti in cerca di esempi che ti consentano di dargli un nuovo feedback.
Gli accorgimenti che rendono un feedback costruttivo
Se ti stai chiedendo perché dovresti fare tutta questa fatica ogni volta che dai feedback - negativi o positivi che siano - pensa a quanto ti costa non dare abbastanza feedback o non darli nel modo giusto.
Ripensa a tutte le volte in cui hai dato un feedback non secondo questi criteri e a che cosa è successo.
È molto più facile che una persona reagisca male a un feedback (e che il feedback stesso non sia efficace) quando manca uno di questi elementi:
- senza un esempio concreto l'altro si sente giudicato in maniera general-generica e non capisce di cosa stiamo parlando
- se non chiariamo bene che quello che stiamo dicendo è la nostra opinione l'altro si sente attaccato, perché è come se noi stessimo dando una sentenza senza appello su di lui e gli stessimo dicendo che non può fare niente per cambiare
- se non diciamo come ci sentiamo e perché è importante per noi quello che stiamo dicendo l'altro non coglie l'importanza del nostro feedback e non capisce perché dovrebbe fare, magari, degli sforzi in più o dei sacrifici per soddisfare quello che stiamo chiedendo
- infine, se non c'è una richiesta, il nostro feedback rimane monco. Perché magari l'altro capisce il nostro punto di vista, capisce su cosa potrebbe migliorare, capisce che è importante farlo perché ne abbiamo veramente bisogno... però poi deve tirare a indovinare su cosa fare
Passa all'azione
Per affrontare con più consapevolezza il prossimo feedback che darai, preparalo con cura. Puoi farlo con il workbook Feedback senza stress: ti aiuterà a trasformare il tuo flusso di coscienza in un feedback chiaro, efficace, costruttivo.
E se vuoi il mio aiuto per affrontare un feedback "difficile" - o per capire come mai, nonostante i tuoi sforzi, i tuoi feedback provocano sempre reazioni che non ti aspetti - possiamo lavorarci insieme con Focus: una sessione di coaching densa e focalizzata per andare al nocciolo del problema e trovare la chiave per risolverlo.
